Privacy Policy on Personal Data – jROMEDINF Conference

English version

Art. 1. Societatea Română de Informatică Medicală (SRIM) – organizație non-profit, cu sediul în Bd. Mihai Viteazul, nr. 1, Timișoara, Timiș, 300222, Romania, CIF 9253945, denumită în document SRIM, în calitate de operator de date cu caracter personal prezenta politică cu privire la modul în care prelucrează datele cu caracter personal în contextul activității desfășurate de SRIM, precum și drepturile pe care le aveți în calitate de persoană vizată, începând cu 25 mai 2018 (data aplicării GDPR).

SECȚIUNEA 1 – CATEGORIILE DE DATE PRELUCRATE

Art. 2. După caz, SRIM prelucrează următoarele categorii de date cu caracter personal.
Art. 2.1. Date de identificare, cum ar fi numele, prenumele, seria și numărul cărții de identitate, precum și alte informații conținute de acestea (de exemplu: data și locul nașterii, cetățenia etc.), semnătura.
Art. 2.2. Date privind starea civilă, cum ar fi date din certificatul de căsătorie.
Art. 2.3. Date de contact, cum ar fi: adresa de domiciliu, adresa de corespondență, e-mailul, telefonul.
Art. 2.4. Date bancare: numar de cont, unitate emitentă pentru achitarea taxei de membru, donație, sau taxă pentru evenimente.

SECȚIUNEA 2 – DE UNDE AVEM DATELE DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL?

Art. 3. Datele dumneavoastra cu caracter personal pe care le prelucrăm, sunt furnizate de dumneavoastra in mod direct sau indirect sau sunt generate/ deduse de noi ca urmare a interacțiunii cu dumneavoastra prin oricare din canalele de comunicare cu SRIM.
Art. 4. Putem, de asemenea, obține și prelucra datele dumneavoastră. cu caracter personal din alte surse, după cum urmează.
Art. 4.1. Ați oferit datele dumneavoastra cu caracter personal pentru încheierea de parteneriate/alt tip de contract cu SRIM.
Art. 4.2. Ați oferit datele dumneavoastra cu caracter personal catre un website online cu acces public.
Art. 4.3. Ați oferit datele dumneavoastra cu caracter personal pe website-ul SRIM pentru a fi contactat.
Art. 4.4. Am realizat corespondențe anterioare cu dumneavoastra
Art. 4.5. Ați publicat datele dumneavoastra cu caracter personal într-o afișare publicitară în social media.
Art. 4.6. Ați oferit datele dumneavoastra cu caracter personal in cadrul unui eveniment/intalnire etc.
Art. 4.7. Ați aplicat pentru o poziție vacantă în cadrul SRIM/sunteți membru al SRIM/ați fost membru al SRIM.

SECȚIUNEA 3 – DE CE PRELUCRĂM DATE CU CARACTER PERSONAL?

Art. 5. Scopurile pentru care prelucram datele dumneavoastra cu caracter personal sunt după cum urmează.
Art. 5.1. Informarea constantă asupra activității SRIM conform contractului /acordului de parteneriat semnat.
Art. 5.2. Informarea despre evenimentele organizate/ promovate de către SRIM conform contractului /acordului de parteneriat semnat.
Art. 5.3. Cunoasterea nevoilor dumneavoastra personalizate in scopul realizarii de activități care sa raspunda activ acestora.
Art. 5.4. Comunicarea acțiunilor realizate de către SRIM individual sau în parteneriat.
Art. 5.5. Îmbunătățirea serviciilor SRIM.
Art. 5.6. Îmbunătățirea conținutului website-ului.
Art. 5.7. În vederea recrutarii, derulării relațiilor de voluntariat și a relațiilor cu foștii membri.

SECȚIUNEA 4 – CUI DEZVĂLUIM DATELE CU CARACTER PERSONAL?

Art. 6. Putem dezvălui datele cu caracter personal către următoarele categorii.
Art. 6.1. Furnizorii noștri de servicii-suport şi/ sau auxiliare, cum ar fi dar fără a se limita la: servicii de comunicații electronice (e.g. e-mailing, SMS etc.); servicii IT (e.g. mentenanță, suport, dezvoltare); servicii de audit; servicii de arhivare în format fizic și/ sau electronic; servicii de curierat; servicii juridice, notariale sau alte servicii de consultanță; servicii de training pentru personal; servicii SSM si PSI; specifice relațiilor de muncă.
Art. 6.2. Instituții și autorități publice din România sau din străinătate, cum ar fi dar fara a se limita la: Banca Națională a României (BNR); Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP); Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor (ONPCSB); Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF); Consiliul Concurenței; Arhivele Naționale; Instanțele judecătorești și alte organe judiciare (cum ar fi organele de poliție, Parchetele de pe lângă instanțele judecătorești, Direcția Națională Anticorupție – DNA etc.); Și orice alte autoritati/institutii care au un drept legal de accesare a datelor dumneavoastră cu caracter personal.
Art. 6.3. Celorlalți membri ai SRIM pentru realizarea scopurilor prevăzute în statut și în acordul de parteneriat.

SECȚIUNEA 5 – CÂT PĂSTRĂM DATELE DVS?

Art. 7. În vederea scopurilor menționate anterior SRIM va prelucra datele cu caracter personal pe parcursul relației cu Persoana Vizată sau pe perioada impusă de prevederile legale şi documentată în Nomenclatorul Arhivistic și procedurile operaționale aplicabile fiecărui departament în parte.
Art. 8. Ulterior încheierii operațiunilor de Prelucrare a Datelor, în scopurile pentru care au fost colectate, acestea vor fi arhivate de către SRIM pe durata de timp prevăzută în documentele normative interne, iar la împlinirea termenului de stocare, fiind distruse astfel cum este precizat în procedura aplicabilă.

SECȚIUNEA 6 – CARE SUNT DREPTURILE DE CARE BENEFICIAȚI?

Art. 9. Drepturile persoanelor vizate (ale căror date cu caracter personal se prelucrează) sunt după cum urmează.
Art. 9.1. Dreptul de acces la Date. Orice Persoana vizată are dreptul de a obține de la SRIM, atunci când aceasta acționează în calitatea sa de Operator, la cerere şi în mod gratuit pentru o solicitare pe an, confirmarea faptului că datele care o privesc sunt sau nu prelucrate de aceasta. În caz afirmativ, SRIM va furniza informațiile referitoare la: scopurile prelucrării; categoriile de date vizate; destinatarii sau categoriile de destinatari, în special destinatari din țări terțe sau organizații internaționale; perioada pentru care se preconizează că vor fi stocate datele cu caracter personal sau, dacă acest lucru nu este posibil, criteriile utilizate pentru a stabili această perioadă; existența dreptului de a solicita SRIM rectificarea sau ștergerea datelor ori restricționarea prelucrării lor sau a dreptului de a se opune prelucrării, acolo unde este posibil; dreptul de a depune o plângere în fața unei autorități de supraveghere; orice informații disponibile privind sursa acestora; existența unui proces decizional automatizat, precum și informații pertinente privind logica utilizată și importanța preconizate ale unei astfel de prelucrări pentru persoana vizată, dacă datele nu sunt colectate de la persoana vizată.
Art. 9.2. Dreptul de rectificare. Persoana vizată are dreptul de a obține de la SRIM în calitate de operator de date, fără întârzieri nejustificate, rectificarea datelor cu caracter personal inexacte care o privesc. Ținându-se seama de scopurile în care au fost prelucrate datele, persoana vizată are dreptul de a obține completarea datelor cu caracter personal care sunt incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declarații suplimentare.
Art. 9.3. Dreptul la ștergerea datelor (dreptul de a fi uitat). Persoana vizată are dreptul de a obține ștergerea datelor cu caracter personal care o privesc, fără întârzieri nejustificate, iar SRIM are obligația de a șterge datele fără întârzieri nejustificate în cazul în care se aplica unul dintre următoarele motive: datele nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate; persoana vizată își retrage consimțământul pe baza căruia are loc prelucrarea, datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal; persoana vizată își exercita dreptul la opoziție în condițiile Regulamentului General pentru Protecția Datelor, datele trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale a operatorului; datele cu caracter personal au fost colectate în legătură cu oferirea de servicii ale societății informaționale minorilor în condițiile Regulamentului General pentru Protecția Datelor.
Art. 9.4. Dreptul la restricționarea prelucrării. Persoana vizată are dreptul de a obține din partea SRIM în calitate de operator de date restricționarea prelucrării în următoarele cazuri: persoana vizată contestă exactitatea datelor, pentru o perioadă care îi permite operatorului să verifice exactitatea datelor; prelucrarea este ilegală, dar persoana vizată se opune ștergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricționarea utilizării lor; SRIM nu mai are nevoie de datele cu caracter personal în scopul prelucrării, dar persoana vizată i le solicită pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță; persoana vizată s-a opus prelucrării, pentru intervalul de timp în care se verifică dacă drepturile legitime ale operatorului prevalează asupra celor ale persoanei vizate.
Art. 9.5. Dreptul de opoziție. Persoana vizată are dreptul: de a se opune în orice moment, din motive întemeiate şi legitime legate de situația sa particulară, că datele care o vizează să facă obiectul unei Prelucrări, cu excepția cazurilor în care există dispoziții legale contrare. În caz de opoziție justificată, Prelucrarea nu mai poate viza datele în cauză decât dacă există motive legitime și imperioase care justifică prelucrarea și care prevalează asupra drepturilor persoanei vizate sau dacă scopul este constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță; de a se opune în orice moment, în mod gratuit și fără nici o justificare, ca datele care o vizează să fie prelucrate în scop de marketing direct, inclusiv în ceea ce privește crearea de profiluri în acest scop.

SECȚIUNEA 7 – PRINCIPIILE PRELUCRĂRII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Art. 10. SRIM respecta principiile de protecție a datelor cu caracter personal în activitățile sale operaționale respectiv următoarele.
Art,. 10.1. Principiul legalității prelucrării – datele vor fi prelucrate în mod legal față de persoana vizată.
Art,. 10.2. Principiul transparenței prelucrării- datele vor fi prelucrate în mod transparent față de persoana vizată.
Art,. 10.3. Principiul echității prelucrării – datele vor fi prelucrate în mod echitabil față de persoana vizată.
Art,. 10.4. Principiul proporționalității prelucrării, limitării scopului- datele vor fi colectate în scopuri determinate, explicite și legitime și nu sunt prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri. Datele vor fi păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioadă care nu depășește perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate datele; Datele cu caracter personal pot fi stocate pe perioade mai lungi în măsura în care acestea vor fi prelucrate exclusiv în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare științifică sau istorică ori în scopuri statistice, sub rezerva punerii în aplicare a măsurilor de ordin tehnic și organizatoric adecvate.
Art,. 10.5. Principiul calității datelor – datele vor fi exacte și, în cazul în care este necesar, vor fi actualizate. Se vor lua toate măsurile necesare pentru a se asigura că datele cu caracter personal care sunt inexacte, având în vedere scopurile pentru care sunt prelucrate, sunt șterse sau rectificate fără întârziere.
Art,. 10.6. Principiul responsabilității prelucrării – datele vor fi prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal, inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale, prin luarea de măsuri tehnice sau organizatorice corespunzătoare.
Art. 10.7. Principiul minimizării datelor cu caracter personal – datele cu caracter personal vor fi adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate.
Art. 11. SRIM se asigură că prelucrările de date cu caracter personal se vor efectua cu respectarea principiilor sus-menționate.

SECȚIUNEA 8 – CONTACT

Art. 12. Orice informare/solicitare/reclamație referitoare la protectia datelor cu caracter personal se transmite prin e-mail la adresa info@srimed.ro sau în scris, la adresa Societatea Română de Informatică Medicală, Bd. Mihai Viteazul 1, Timișoara, Timiș, 300222, România.

Versiunea 1.0

Art. 1. The Romanian Medical Informatics Society (SRIM) – non-profit organization, with headquarters in Bd. Mihai Viteazul, no. 1, Timișoara, Timiș, 300222, Romania, CIF 9253945, named in the document SRIM, as a personal data operator this policy regarding how it processes personal data in the context of the activity carried out by SRIM, as well as the rights you have as a data subject, starting from May 25, 2018 (GDPR application date).

SECTION 1 – CATEGORIES OF DATA PROCESSED

Art. 2. As the case may be, SRIM processes the following categories of personal data.
Art. 2.1. Identification data, such as name, surname, ID card series and number, as well as other information contained therein (for example: date and place of birth, citizenship, etc.), signature.
Art. 2.2. Marital status data, such as data from your marriage certificate.
Art. 2.3. Contact details such as: home address, mailing address, email, telephone.
Art. 2.4. Bank data: account number, issuing unit for paying the membership fee, donation fee, events fee.

SECTION 2 – WHERE DO WE GET YOUR PERSONAL DATA?

Art. 3. Your personal data that we process, are provided by you directly or indirectly or are generated/inferred by us as a result of the interaction with you through any of the communication channels with SRIM.
Art. 4. We can also obtain and process your data. personal from other sources as follows.
Art. 4.1. You have provided your personal data for the conclusion of partnerships/other type of contract with SRIM.
Art. 4.2. You have provided your personal data to an online website with public access.
Art. 4.3. You have provided your personal data on the SRIM website in order to be contacted.
Art. 4.4. I have had previous correspondence with you
Art. 4.5. You have published your personal data in an advertising display in social media.
Art. 4.6. You provided your personal data during an event/meeting, etc.
Art. 4.7. You have applied for a vacant position within SRIM/are a member of SRIM/have been a member of SRIM.

SECTION 3 – WHY DO WE PROCESS PERSONAL DATA?

Art. 5. The purposes for which we process your personal data are as follows.
Art. 5.1. Constant information on SRIM’s activity according to the contract/partnership agreement signed.
Art. 5.2. Information about the events organized/promoted by SRIM according to the contract/partnership agreement signed.
Art. 5.3. Knowing your personalized needs in order to carry out activities that actively respond to them.
Art. 5.4. Communication of the actions carried out by SRIM individually or in partnership.
Art. 5.5. Improvement of SRIM services.
Art. 5.6. Improving the content of the website.
Art. 5.7. In order to recruit, develop volunteering relationships and relationships with former members.

SECTION 4 – TO WHOM DO WE DISCLOSE PERSONAL DATA?

Art. 6. We can disclose personal data to the following categories.
Art. 6.1. Our support and/or auxiliary service providers, such as but not limited to: electronic communication services (e.g. e-mailing, SMS, etc.); IT services (e.g. maintenance, support, development); audit services; archiving services in physical and/or electronic format; courier services; legal, notarial or other consulting services; training services for staff; OSH and PSI services; specific to labor relations.
Art. 6.2. Institutions and public authorities from Romania or abroad, such as but not limited to: the National Bank of Romania (BNR); National Supervisory Authority for the Processing of Personal Data (ANSPDCP); National Office for the Prevention and Combating of Money Laundering (ONPCSB); National Tax Administration Agency (ANAF); The Competition Council; National Archives; Courts and other judicial bodies (such as police bodies, Prosecutor’s Offices attached to the courts, the National Anticorruption Directorate – DNA, etc.); And any other authorities/institutions that have a legal right to access your personal data.
Art. 6.3. To the other members of SRIM for the achievement of the purposes provided for in the statute and in the partnership agreement.

SECTION 5 – HOW LONG DO WE KEEP YOUR DATA?

Art. 7. In view of the previously mentioned purposes, SRIM will process personal data during the relationship with the Data Subject or during the period imposed by the legal provisions and documented in the Archival Nomenclature and the operational procedures applicable to each individual department.
Art. 8. After the end of the Data Processing operations, for the purposes for which they were collected, they will be archived by SRIM for the period of time provided for in the internal normative documents, and upon completion of the storage term, being destroyed as specified in the applicable procedure.

SECTION 6 – WHAT ARE YOUR RIGHTS?

Art. 9. The rights of the data subjects (whose personal data are being processed) are as follows.
Art. 9.1. Right of access to Data. Any Data Subject has the right to obtain from SRIM, when it acts in its capacity as Operator, upon request and free of charge for one request per year, confirmation of the fact that the data concerning them are or are not processed by it. If so, SRIM will provide the information regarding: the purposes of the processing; categories of targeted data; recipients or categories of recipients, in particular recipients from third countries or international organizations; the period for which the personal data is expected to be stored or, if this is not possible, the criteria used to establish this period; the existence of the right to request from SRIM the rectification or deletion of the data or the restriction of their processing or the right to oppose the processing, where possible; the right to lodge a complaint with a supervisory authority; any available information regarding their source; the existence of an automated decision-making process, as well as pertinent information regarding the logic used and the expected importance of such processing for the data subject, if the data is not collected from the data subject.
Art. 9.2. Right of rectification. The data subject has the right to obtain from SRIM as data operator, without undue delay, the rectification of inaccurate personal data concerning him. Taking into account the purposes for which the data were processed, the data subject has the right to obtain the completion of personal data that are incomplete, including by providing an additional statement.
Art. 9.3. The right to data deletion (the right to be forgotten). The data subject has the right to obtain the deletion of personal data concerning him, without undue delay, and SRIM has the obligation to delete the data without undue delay if one of the following reasons applies: the data are no longer necessary to fulfill the purposes for which they were collected or processed; the data subject withdraws his consent on the basis of which the processing takes place, the personal data have been processed illegally; the data subject exercises his right of opposition under the terms of the General Data Protection Regulation, the data must be deleted to comply with a legal obligation of the operator; personal data were collected in connection with the provision of information society services to minors under the terms of the General Data Protection Regulation.
Art. 9.4. The right to restriction of processing. The data subject has the right to obtain from SRIM as the data operator the restriction of processing in the following cases: the data subject disputes the accuracy of the data, for a period that allows the operator to verify the accuracy of the data; the processing is illegal, but the data subject opposes the deletion of personal data, requesting instead the restriction of their use; SRIM no longer needs the personal data for the purpose of processing, but the data subject requests them for establishing, exercising or defending a right in court; the data subject has opposed the processing, for the time interval in which it is checked whether the legitimate rights of the operator prevail over those of the data subject.
Art. 9.5. The right of opposition. The data subject has the right: to oppose at any time, for well-founded and legitimate reasons related to his particular situation, that the data concerning him be the subject of a Processing, except in cases where there are legal provisions to the contrary. In case of justified opposition, the Processing can no longer concern the data in question unless there are legitimate and imperative reasons that justify the processing and that prevail over the rights of the data subject or if the purpose is to establish, exercise or defend a right in court; to object at any time, free of charge and without any justification, to the data concerning him being processed for direct marketing purposes, including the creation of profiles for this purpose.

SECTION 7 – PRINCIPLES OF PERSONAL DATA PROCESSING

Art. 10. SRIM respects the principles of personal data protection in its operational activities, respectively the following.
Art. 10.1. The principle of the legality of the processing – the data will be processed in a legal manner vis-à-vis the data subject.
Art. 10.2. The principle of processing transparency – the data will be processed transparently towards the data subject.
Art. 10.3. The principle of fairness of processing – the data will be processed fairly to the data subject.
Art. 10.4. The principle of processing proportionality, purpose limitation – data will be collected for specific, explicit and legitimate purposes and are not subsequently processed in a way incompatible with these purposes. The data will be kept in a form that allows the identification of the data subjects for a period that does not exceed the period necessary to fulfill the purposes for which the data are processed; Personal data can be stored for longer periods to the extent that they will be processed exclusively for archiving purposes in the public interest, for scientific or historical research purposes or for statistical purposes, subject to the implementation of appropriate technical and organizational measures.
Art. 10.5. Data quality principle – data will be accurate and, where necessary, updated. All necessary steps will be taken to ensure that personal data that is inaccurate, having regard to the purposes for which it is processed, is deleted or rectified without delay.
Art. 10.6. The principle of processing responsibility – data will be processed in a way that ensures adequate security of personal data, including protection against unauthorized or illegal processing and against accidental loss, destruction or damage, by taking appropriate technical or organizational measures.
Art. 10.7. The principle of personal data minimization – personal data will be adequate, relevant and limited to what is necessary in relation to the purposes for which it is processed.
Art. 11. SRIM ensures that the processing of personal data will be carried out in compliance with the above-mentioned principles.

SECTION 8 – CONTACT

Art. 12. Any information/request/complaint regarding the protection of personal data shall be sent by e-mail to the address info@srimed.ro or in writing to the address Societatea Română de Informatica Medicală, Bd. Mihai Viteazul 1, Timișoara, Timiș, 300222, Romania.

Version 1.0

Romanian version